異文化コミュニケーションを円滑にする方法

英語でのコミュニケーション、様々な違いを乗り越えて外国人とお互い満足して仕事をするためのブログ。

海外における名刺交換について

みなさん、こんにちは。
日本の天気はいかがですか?
イタリアは毎日快晴ですが、夜はクーラーがなくても眠れるようになってきました。
 (写真は日本、、、どこで撮ったんだろ)

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さて、今日は海外における名刺交換について紹介をしたいと思います。

お伝えしたいことは大きく分けて2つ;
1.名刺交換の流れ
2.欧米人の名刺の扱い方
 
国ごとによって名刺交換の流れや名刺の扱い方は異なります。
今回は私の経験(海外・日本大手石油会社、海外・日本大手建設会社、海外・日本大手商社、海外大手製造業とのやりとり)を元に、
国際企業で働いている海外の方との名刺交換の流れ、注意点を紹介をしていきます。
 
 1.名刺交換の流れ
 一般的な名刺交換の流れは以下のようになっています。
 1.挨拶
 2.握手~簡単な自己紹介
 3.名刺交換
 4.締めの挨拶
 
日本でも「○○と申します」と挨拶から始めますよね。
ですが、海外の方とは2・3が名刺交換をする際の大きな違いになっています。
日本で仕事をしている感覚で名刺交換を行うと、
相手に失礼になってしまったり、タイミングが合わずどぎまぎしてしまうので、注意してください。
 
では、注意点とともに実際に例をあげて流れを説明していきます。
 
<例 - 客先を自社オフィスに迎えて、初めての会議>
1.Good morning. Thank you for coming today.
  挨拶をして、相手に手を差し出します。
2.My name is Kana Tazumi. I am sales manager and in charge of European customers.
  挨拶が言い終わるくらいのタイミングで相手の手をギュっと握りま
  (1秒ぐらい)
  お辞儀はせずに相手の目を見て挨拶・握手をしてください。
  客先が何か質問をしたら答え、逆に何か質問があれば聞きましょう!
  How was the flight?と相手を気遣う質問や、
  仕事関連ではWhat do you do?などの質問がいいと思います。
3.Here is my business card.
  会話が終わってから、名刺を渡してください
  相手の名刺をみて何か質問があればここでも質問をしてもいいです
4.Nice to meet you.
  さわやかに会釈をして自分の席(もしくは次に名刺交換をする人)に向かいます。
 
上記赤字部分が注意点です。注意点の理由は・・・
握手の際はぎゅっと手を握ってください。
 力を入れないでただ手をふわっと手を握る程度だと、
 ビジネスに対する本気さや、
 信頼性、相手へ敬意を払っていることが伝わりません。
相手の目を見て話をしてください。
 欧米の基本のコミュニケーションの一つです。
 相手の目を見ないとあなたの誠実さや相手への敬意が伝わりません。
 特に挨拶・手を握る・手を放す際にはちゃんと相手の目を見ること!
会話が終わってから名刺を渡してください。
 初対面の際は、日本では名刺交換は儀式的(礼儀含)な要素が強いですが、
 欧米ではコミュニケーションをすることが目的です。
 ですので、会話をしてから名刺の交換をするのが一般的です。
 
※ちなみに挨拶の際は名刺を渡さずに、
席に着いてから名刺をぽんぽんと配ってくる人もいます。
 
2.欧米人の名刺の扱い方
日本では名刺を持ち主の分身のように大切に扱うことが多いですが、
欧米では名前・連絡先が書いてある紙、という位置づけに近いです。
 
ですので、もしも欧米の方が、
彼の名刺を渡す際に、まるでトランプを置くかのように名刺を机に置いてきたり、(投げはしません)
あなたの名刺を栞がわりにしたり、ノートの下に置いたりしていても、
失礼だ!なんて思わないでください。
 
私の苦い経験ですが、
(話が少し長いので、興味ない方はページ下のまとめを見てください。)
新人時代に、展示会の受付手伝いを頼まれたことがあります。
その手伝いとは、展示会に来たお客さんたちの名刺と招待状クリップで留め、
ストラップ付のクリアフォルダーに入れ、通行IDとしてお客さんに渡す、
という単純なことでした。
 
何時間か手伝いをしていると、欧米系のお客さんから、
クリップではなくホチキスで名刺を留めてほしいという要望がありました。
私は、その方がずれないし良いよな、程度に考えて、
そこからクリップではなくホチキスを使うことにしました。
日本人を含めるアジア系のお客さんに対しても。
 
もうお分かりかとは思いますが、
皆さんの予想通り、私には数件の苦情が日本人から届きました。
「名刺をホチキスで留めないでほしい。
まるで自分が針で刺されているみたいだ」と。。。
  
今でも少し苦い思い出ですが、
この一件があってから海外と日本の違いに注意をするようになり、
色々な事柄に対してどちらの定義にも常に目を向けられるようになりました。
(長かったかな)
 
ということで、
 
<まとめ>
名刺交換の際は;
まずは挨拶をして、相手の目を見てぎゅっと握手をする。
相手の目を見て話をし、
会話が終わってから名刺の交換を行う。
例え、自分の名刺が栞になったり何かの下敷きになったりしてもびっくりしない。
 
ちなみに、欧米のマネジメントの名刺は、
名刺に使われている紙が厚かったり、文字が立体的な加工がされていたりします。
肩書で相手がどれくらい偉いかわからない際は、
それらを参考にしてみてください!