異文化コミュニケーションを円滑にする方法

英語でのコミュニケーション、様々な違いを乗り越えて外国人とお互い満足して仕事をするためのブログ。

プロフェッショナルな英文メールの書き方

今日は仕事でのプロフェッショナルな英文メールの書き方について、良いメール・悪いメールの書き方例を通して紹介していきます。

ポイントは文脈重視のメール!です。

「なぜ日本人はメールで失礼な人が多いのか!」

私が欧米人と仕事をしてきてよく聞かれたことの一つです。

なぜ彼らは日本人からのメールを失礼だ、と思うことが多いのでしょうか。

(まぁ、メールでは強気!という人はどこの国にもいますけど。笑)

文法を主に習ってきた日本人にとって、メールを書くことは会話をすることよりも得意なこと・抵抗が少ないことだと思います。

ですが、私が日本人と英語で仕事をしてきて気付いた、陥りやすいミスがいくつかあります。

そしてそのミスは、相手にとって失礼であったり誤解を招いたりすることが大いにあります!

こんなメール書いていませんか?-悪い例

前提:

マーケティング部での会議で、来年4月に行われる展示会にDavidを呼ぶことが提案されました。Tazumiさん(平社員)は展示会参加可否についてDavidにメールを送ります。Davidは技術部門の課長で、過去数回メールでやり取りをしたことがあり、お互いの存在を認識している程度の仲です。

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Dear Mr. Davide,

Are you available on 5th April, 2017? 

We are going to have an exhibition in Japan.

I would like you to come to the exhibition to support customers.

Please reply to me whether you can come or not by 15 Nov.

I attached the schedule, location and so on, so please have a look.

 Kana Tazumi

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日本人がしがちなミスをちりばめました!

アメリカ人・カナダ人の友人に上記のメールの印象を聞いたところ、

「英語もよろしくないし、中身もないメール」とのこと。。。

皆さんはどこをどう直せばいいかわかりますか?

f:id:knttsm:20161018101059p:plainf:id:knttsm:20161018101059p:plain

答えはこれ!

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Dear Mr. Davide,

→Mr./Ms./Mrs.などのSaltationはフルネームもしくは姓につけるもので、名前には付けません。

Are you available on 5th April, 2017?

→まずは何についてメールを書いているか伝えて要件にはいりましょう!

We are going to have an exhibition in Japan.

I would like you to come to the exhibition to support customers.

→主語は 'I' ですか?'We' ですか?日本人は 'We' を 'I' と使ってしまったり、'I' と書くべきところを 'We' と使ったりしてしまいがちです。

Please reply to me whether you can come or not by 15 Nov.

→Pleaseを使えば失礼ではないと思いがちですが、そうではありません。丁寧にいいたい場合は「Could you」や「Would you」を使って質問をしましょう。

I attached the schedule, location and so on, so please have a look.

→I attachedは過去に書類を添付したことになってしまいます。このメールに添付したのであれば現在完了の「I have attached」を使いましょう!

→日本人はAnd so onを使いすぎています、三つ程度しか事柄がない場合はすべて記載してください。

 →結語のThank youやRegardsがない!失礼です!

Kana Tazumi

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全体についてのコメント:

日本人はメールの見やすさ重視ですが、英文は文脈重視です。文の内容がつながっているのにも関わらず、改行したり説明を省いたりはしないでください。

また、あまり話したことがない上司に対して、丁寧さに欠けるメールを送っており、全体的に失礼な印象を与えてしまっています。

英語が話せる話せないは別にしても、意図せずに失礼と思われるのはできるだけ避けましょう!

ではいい例を見てみましょう。

こんなメールを書きましょう ーいい例

Dear Mr. David Smith,

I am writing this email to you regarding an exhibition the company has decided to attend in April, 2017.

The purpose of this participation is to launch our new product and to get leads for expanding our industrial market. In order to provide technical information to engineers who visit the exhibition, we would like to know your availability for 5th April.

I have attached two documents for you to see the details of the exhibition:

  1. Location and schedule
  2. Type of visitors

It would be appreciated if you could reply to us by 15 November. Please feel free to contact me if you have any questions.

Thank you and best regards,

Kana

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違いを分かっていただけたでしょうか?

悪い例のほうがシンプルでわかりやすい気はするのですが、、、

良い例は悪い例の訂正部分に加え、展示会への参加の目的を明確にしています。

日本語ではほとんどの人がしている説明だとは思いますが、英語だとなんだか書くのめんどくせ!みたくなって目的や背景を書かない人が多いです。

ただこれが、読み手がメールの身がある・ないを判断する要素の一つになっていますので、手を抜かないでください。

 まとめ:

1. 何についてメールを書いているか→要件の順メールを書く。

2. Pleaseを付ければ丁寧というわけではない。丁寧な言い回しのレパートリーを増やしましょう。

3. 主語は誰なのか明確にする

4. 日本語でも書く必要情報は英語でも書く

丁寧な言い回し、コンテンツ重視の論理的な構成で、少しでもプロフェッショナルなメールを書いていきましょう!

今後丁寧な英語の言い回しなど、メールシリーズを更新していきたいと思います!