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異文化コミュニケーションを円滑にする方法

英語でのコミュニケーション、様々な違いを乗り越えて外国人とお互い満足して仕事をするためのブログ。

あなたの『英語での説明』が相手に伝わらない理由

あなたが説明やプレゼンをしている際、こんなことありませんか?

説明中に何度も質問をされた。

プレゼンの際、みんなが戸惑いの表情を見せている…

最終的に説明したことが伝わっていなかった。

 

これって日本人が説明やプレゼンをするとよくあることなんです。

そして、説明中に割り込まれたり止められたりして、私たちは余計緊張してしまい、簡単な質問にも答えられなくなってしまいます…f:id:knttsm:20170102163532j:plain

通用しない日本の「起承転結」

日本人は説明やプレゼンをする際「起承転結」の構成に従ってしまう傾向にあります。

作文から入試の小論文までこの構成に従った教育を受けてきた私たちは、この構成に従うことが自然なことなんですよね。

ただ、この「起承転結」は漢詩から生まれてきてたものですので、欧米人には理解することができません。

彼らの論理構成は結論→根拠→結論」でできています。

ですので、そんな彼らが起承転結で構成された説明・プレゼンをきくと、

話の流れが理解できず、結論を勘違いしたり、説明中に「あなたの言いたいことがわからない」などとコメントされてしまうこともあります。

日本人がしがちな説明の悪い例

アメリカ本社で働いているMartinが日本にいる山田さんと打ち合せをしています:

Martin:

「利益率の良いアメリカのアフターサービス方式を日本でも取り入れる予定だが通用すると思うか?」

山田さん:

「価格競争が激しい中で、売上・利益目標を達成するためには何か新しい方法を取り入れなければいけないと思っています。その中でも利益率の高いアフター部分を強化することは重要課題の一つです。コスト削減を考えたサプライチェーンの構築には全社をもって対応しています。ただ、日本の顧客は要求がとても細かくとても丁寧なサービスが求められます。そのため、アメリカ方式は日本では難しいと思います」

 

このような説明は不明確で不誠実な印象を与えます。なぜならば、

1.Yes/noの質問に対して返事をしていないから

2.利益率の話から、顧客要求の話に突然切り替わっているから

この急な論点の切り替わりは、「何か隠しているんじゃないか」と相手に思わせてしまうこともあります。

では、どう答えればいいのか?

アメリカの方式を日本に適応させるには2つの問題を解決する必要があります。まず日本人顧客がどのようなアフターサービスを望んでいるかを理解すること。日本人顧客はとても細かい丁寧なサービスを期待しているので、彼らのニーズを理解することが必要です。また、マーケット情勢を考えた部品のコスト削減も必要になります。これらを考えると日本人向けに調整されたアフターサービスの提供と、コスト削減のためのサプライチェーンの強化が必要になります

ここで山田さんは、2つの問題を解決すればアメリカ方式を取り入れることは可能と言っています。

そして、構成が「結論→根拠→結論」ってなっているのはおわかりでしょうか…

(結論部分を青色にしてあります。)

プレゼンをする際もこの構成を当てはめれば、相手に伝わること間違いなしです。

まとめ

1.説明やプレゼンの際に質問が飛んだりコメントをされるのは「相手に伝わる構成で話していないから」(あなたが馬鹿なわけじゃない!)

2.外国人(とくに欧米人)と話すときは「結論→根拠→結論」を意識する。

3.Noというときも条件を付けたYesすれば好感度アップ!